Una guía para comenzar a usar tu asistente de IA Companion

Lima, 17 de junio del 2024 – En el acelerado entorno de trabajo actual, maximizar la productividad y mejorar la colaboración son las principales prioridades. Afortunadamente, la tecnología de IA puede ayudar con eso, y muchas organizaciones están viendo los beneficios. Una encuesta global realizada por Morning Consult en nombre de Zoom[i] reveló que, entre los equipos que utilizan la IA, más del 75 % de los líderes informaron que sus colaboradores completaban las tareas más rápido, eran más productivos y producían un trabajo de mayor calidad.

Mediante un completo artículo publicado en el blog de Zoom, Mahesh Ram, jefe de productos de IA de Zoom, nos explica lo siguiente: Zoom AI Companion, su asistente de IA generativa puede ayudarle a revolucionar su forma de trabajar y comunicarse. Incluido sin costo adicional con los servicios de pago asignados a su cuenta de usuario de Zoom, está diseñado para integrarse a la perfección con las herramientas colaborativas de Zoom, ofreciendo una gama de capacidades que pueden ayudarle a trabajar de forma más inteligente e intuitiva.

Muchos de nuestros clientes en Cirion Technologies ya tienen licencias Zoom y lo utilizan para comunicarse y colaborar, por lo cual en esta guía que vamos a presentar a continuación, le explicaremos cómo activar AI Companion, exploraremos sus funcionalidades clave y compartiremos algunos consejos y trucos para ayudarle a aprovechar al máximo este increíble asistente de IA.

¿Qué puede hacer Zoom AI Companion por tí?

Tanto si eres nuevo en la IA o si llevas tiempo explorando sus ventajas, es posible que te preguntes cómo puede ayudarme AI Companion. Una de las mejores cosas de AI Companion es que está integrado de forma nativa al resto de las herramientas de Zoom y, como todo lo demás en esta plataforma, es simple y fácil de usar. Por razones de espacio solo voy a mencionar tres que resultan muy prácticas en el día a día:

  1. Redacción de mensajes

Los colaboradores pasan más tiempo redactando y enviando correos electrónicos y mensajes de chat que cualquier otra cosa en el trabajo, según la encuesta de Zoom Morning Consult. Además, el 44% de los colaboradores dicen que dedican más tiempo al que desean en esas tareas.

Como asistente de escritura de IA, AI Companion puede redactar mensajes de correo electrónico con el tono y la longitud adecuados, lo que ayuda a crear comunicaciones profesionales y eficaces.

También puedes utilizarlo para redactar respuestas de Chat con el tono y la longitud adecuados, lo que te ayudará a ahorrar tiempo y a permitir una comunicación eficiente dentro de tu equipo.

  1. Resumir información para ayudarte a estar al día

Si tienes poco tiempo y tiene una montaña de mensajes de chat para ponerse al día, AI Companion puede resumir rápidamente sus hilos de chat, lo que permite comprender el panorama general y responder de manera eficiente.

AI Companion también puede proporcionar resúmenes de reuniones, por lo que no es necesario tomar notas durante las reuniones para recordar lo que se discutió o los próximos pasos que deben tomar. Además, no es necesario grabar la reunión para que AI Companion genere un resumen de la misma.

Próximamente, AI Companion podrá proporcionar un análisis de las llamadas telefónicas grabadas y resúmenes de mensajes SMS y mensajes de voz en Zoom Phone, lo que ayudará a ahorrar aún más tiempo. En el futuro cercano también podrás recibir comentarios en tiempo real sobre tus habilidades de comunicación y presentación durante las reuniones, para que puedas mejorar en el momento.

  1. Automatiza la toma de notas para las reuniones correctas

Si sigues olvidándo de activar la capacidad de resumen de reuniones de AI Companion al inicio de la reunión, simplemente configúrala para que se inicie automáticamente. Puedes hacerlo en la configuración de su portal web en la pestaña AI Companion.

Sin embargo, puede haber reuniones para las que no desees un resumen, como reuniones individuales y otras llamadas en las que se podría discutir información confidencial, en ese caso, puedes editar tus reuniones recurrentes y elegir iniciar automáticamente solo el resumen de la reunión para tus llamadas semanales de equipo, por ejemplo.

Encontrarás la posibilidad de hacerlo en el portal web editando tus reuniones periódicas (muestre «Opciones» y, a continuación, marque la casilla correspondiente).

¿Cómo activar AI Companion?

Ahora que estás familiarizado con algunas formas en que AI Companion puede ayudarte durante tu jornada laboral, así es como puedes comenzar a usarlo de inmediato. Tienes acceso a las funciones de AI Companion disponibles con los servicios de pago asignados a tu cuenta de usuario de Zoom sin coste adicional[ii]. Solo tienes que seguir estos pasos para activarlo:

  1. Consulte con su administrador: de forma predeterminada, todas las funciones de AI Companion están deshabilitadas, por lo que los administradores deben habilitar primero las funciones a través de la configuración a nivel de cuenta y grupo. Si estás en una reunión de Zoom y ves el Complemento de IA de Zoom icono de AI Companion en la barra de herramientas, puedes hacer clic en él y seguir las instrucciones para solicitar a tu administrador que habilite esa función.
  1. Inicie sesión y actualice su cliente de Zoom: Ve a tu cliente de Zoom y asegúrate de haber iniciado sesión. Comprueba también que tu cliente está actualizado (se requiere una versión mínima de 5.16.0).
  1. Vaya a la configuración de su cuenta de portal web (haz clic en «Configuración» en el panel izquierdo) y busca la pestaña AI Companion. En el caso de las características que tienen una configuración de nivel de usuario, podrás activar y desactivar cada capacidad.
  2. Comience a explorar: puedes encontrar el icono de AI Companion (Complemento de IA de Zoom) en varios productos dentro del cliente de Zoom, como en la barra de herramientas de controles de Zoom Meetings o en la ventana de Zoom Team Chat. Una vez que hayas localizado el icono de AI Companion, estarás listo para comenzar a explorar sus capacidades como asistente de reuniones de IA, ayudante de escritura y más.

Si estás listo para mejorar tu productividad y colaboración, comienza a usar AI Companion hoy mismo, todo sin costo adicional con los servicios pagos asignados a tu cuenta de usuario de Zoom.

Si aún no tienes Zoom y estás pensando en migrar tus comunicaciones a esta plataforma, entonces has leído este artículo en el mejor momento, porque desde Voice & Collaboration de Cirion Technologies tenemos el servicio de Managed Zoom disponible, con el cual podrás hacerlo de manera rápida, económica y efectiva.

Hasta un próximo encuentro.

[i] Basado en una encuesta en línea realizada a 11023 trabajadores del conocimiento a tiempo completo en Estados Unidos, Reino Unido, Irlanda, Alemania, Francia, Japón, Singapur y Australia. Realizado por Morning Consult en nombre de Zoom Video Communications, Inc., del 10 al 25 de agosto de 2023.

[ii] Nota: Es posible que AI Companion no esté disponible para determinados clientes verticales y regionales.
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Fernando Riedel
Especialista en Voz y Colaboración
Cirion Technologies 

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