Utilizar el email para mandar facturas electrónicas traería graves consecuencias para las empresas  

facturas electrónicas

Los proyectos gubernamentales para la factura electrónica utilizan otros mecanismos más seguros de comunicación. 

El medio online es el soporte natural para el intercambio de facturas electrónicas; lo que no significa que deban enviarse y recibirse por correo electrónico. Según SERES, multinacional líder global en el intercambio electrónico de documentos, “el uso del correo electrónico para enviar y recibir facturas es un error muy habitual que puede tener graves consecuencias para las empresas”.

De hecho, los proyectos gubernamentales que impulsan el uso de la factura electrónica descartan la utilización del correo electrónico e incluso obligan a utilizar otros sistemas de comunicación electrónica debido a que, como señala SERES, “el uso del email no es seguro, no mejora procesos y es inestable”.

Usar el correo electrónico para enviar y recibir facturas electrónicas no es seguro porque la – información sensible como precios, acuerdos, descuentos- se intercambia en un medio altamente ‘espiable y modificable’. Los sistemas de correo electrónico no aseguran la integridad de los documentos al 100%, son fácilmente suplantables – no aseguran su autenticidad– y, a menudo, se dan situaciones con errores no controlados: correos que van al buzón de Spam con facturas que no se reciben, falta de seguimiento del gestor de la cuenta,  envío a cuentas incorrectas, etc.

El correo electrónico no mejora los procesos porque no permite la trazabilidad. Los usuarios desconocen en qué momento del proceso está la factura, no saben si se ha recibido o enviado correctamente, ni si el receptor la ha consultado, aprobado o rechazado. Además, el correo electrónico es un medio limitado e incontrolado, ya que lo mismo se puede recibir un email con una factura que otro con una promoción.

Finalmente, el email es un medio no estable. Con el correo electrónico puede darse el caso de que durante una incidencia técnica no se puedan enviar ni recibir correos o que muchos de ellos se pierdan.

Según SERES, el correo electrónico ha sido un gran freno para la factura electrónica segura. “Hoy la opción más recomendable es trabajar con un operador de facturas electrónicas. Un partner de confianza que garantice la autenticidad e integridad de las facturas según los diferentes requisitos que hay en el mercado (firma, formatos, canales de comunicación…) y que asegure el cumplimiento de los requisitos establecidos por la SUNAT (normativos, técnicos, pruebas, etc.) y por los clientes y proveedores de su empresa. A su vez, debe facilitar la gestión y uso de la firma digital (es una tecnología avanzada que es compleja en su uso) y debe tener experiencia en la activación y publicación de su buzón electrónico avanzado.”

Por otro lado, es necesario destacar que no debe confundirse la dirección de correo electrónico con lo que es un buzón electrónico avanzado.  El buzón electrónico cuenta con la información necesaria para hacer llegar el documento, entre la que se incluye:

  • Identificador/es: Código/s que identifica/n unívocamente al destinatario y su estructura interna.
  • Dirección electrónica: Dirección de conexión (IP de un webservices, ftp, email, plataforma web, dirección X400…).
  • Origen del tráfico: Emisión y/o recepción.
  • Tipo y características de los documentos: Facturas, pedidos, contratos, nóminas… Formato/versión: EDI, XML,…
  • Reglas de validación específicas: Reglas necesarias para la correcta recepción del documento.

ACERCA DE SERES

Seres es líder europeo en el mercado de servicios de intercambio electrónico seguro de documentos desde hace más de 30 años. Es el socio número uno para optimizar, automatizar y asegurar el intercambio de documentos electrónicos B2B, B2G y B2C.

Como filial de Docapost (Grupo La Poste) y Bull, Seres es un actor importante en el mercado mundial de soluciones de desmaterialización electrónica de documentos. Seres es un grupo internacional con presencia, además de en Perú, en México, Colombia, Ecuador, Argentina, España, Francia, Alemania, Portugal y, a través de sus socios, en EEUU, Canadá, Reino Unido, Bélgica, Suiza, Italia, etc.

Las soluciones de Seres permiten la optimización de procesos de negocio y la automatización de los intercambios electrónicos de documentos actuando como tercero de confianza. Entre sus servicios destacan, SERES e-FACTURA®, plataforma de factura electrónica; SERESNET, servicios de intercambios EDI de uso imprescindible en sectores como el retail, automoción, sanidad, etc. y, VERIPOST, servicio de correspondencia electrónica certificada.

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